• Học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành Quản trị nhân sự, Luật, Quản trị kinh doanh hoặc các ngành liên quan.

• Kinh nghiệm: Tối thiểu 3 năm ở vị trí quản lý hành chính. Ưu tiên ứng viên đã từng có kinh nghiệm setup văn phòng mới hoặc mở rộng chi nhánh (đặc biệt là chi nhánh nước ngoài); Có kinh nghiệm làm việc với các cơ quan chức năng hoặc đơn vị dịch vụ pháp lý để xử lý Visa/Work Permit; Đã từng quản lý đội xe và điều phối ngân sách hành chính quy mô lớn.

• Kiến thức: Am hiểu về quy định hành chính, an toàn PCCC và các tiêu chuẩn kỹ thuật vận hành tòa nhà.

• Ngoại ngữ: Sử dụng thành thạo Tiếng Anh (cả nói và viết).

• Thái độ làm việc: Chủ động, trách nhiệm cao và có khả năng làm việc hiệu quả dưới áp lực.

1. Quản lý Dịch vụ Hành chính & Văn phòng

• Quản lý và thực hiện thanh toán các chi phí vận hành định kỳ: tiền thuê tòa nhà, điện, nước, điện thoại, internet và văn phòng phẩm.

• Quản lý hệ thống con dấu, công văn đi - đến, lưu trữ hồ sơ và các tài liệu pháp lý của công ty.

• Soạn thảo, ban hành và thường xuyên cập nhật các văn bản hành chính, quy định, quy trình làm việc nội bộ.

• Đầu mối làm việc với đơn vị quản lý tòa nhà để đảm bảo chất lượng các dịch vụ tiện ích và vệ sinh văn phòng.

2. Điều phối Phương tiện & Công tác

• Trực tiếp quản lý đội xe và đội ngũ tài xế; điều phối lịch trình xe đưa đón đảm bảo phục vụ kịp thời nhu cầu công tác.

• Tổ chức và cung cấp phương tiện công tác cho nhân viên bao gồm: đặt vé máy bay, xe khách và sắp xếp nơi lưu trú.

• Chịu trách nhiệm thực hiện các thủ tục pháp lý, hồ sơ Visa lao động cho nhân viên được cử đi làm việc tại các chi nhánh nước ngoài.

3. Tổ chức Sự kiện 

• Chủ trì tổ chức các chương trình văn hóa - đoàn thể của công ty: Du lịch , Tiệc tất niên, Tết Trung thu, Quốc tế Phụ nữ, v.v.

• Phối hợp tổ chức chương trình khám sức khỏe định kỳ cho cán bộ nhân viên.

• Quản lý ngân sách và triển khai các hoạt động phúc lợi, sự kiện nội bộ nhằm gắn kết tập thể.

4. Hỗ trợ văn phòng mới 

• Trực tiếp tham gia lập kế hoạch và triển khai thiết lập văn phòng tại các chi nhánh nước ngoài (khảo sát địa điểm, thuê mặt bằng, mua sắm trang thiết bị).

• Xây dựng và chuyển giao quy trình vận hành hành chính từ trụ sở chính sang văn phòng mới, đảm bảo tính thống nhất của tập đoàn.

• Tìm kiếm các nhà cung cấp dịch vụ hành chính tại nước ngoài (vệ sinh, bảo vệ, internet, thiết bị văn phòng).

5. Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của quản lý